Partager ses réussites pour se projeter sur la période 2 - Atelier Cap Automne
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Construire un rétroplanning pour maîtriser sa fin d'année

Émilie
14 mai
5 mn


J'ai enregistré ce podcast juste avant le 1er confinement, le ton utilisé pourrait donc vous paraître un peu en décalage avec le contexte actuel. Tentez de vous en détacher pour garder le fond de la proposition qui reste lui, d'actualité. Emilie
 

Voilà, voilà… Nous entrons, non pas dans la cinquième dimension – quoique – mais dans la cinquième période, la dernière, la plus longue… On aimerait pouvoir la traverser comme un long fleuve tranquille. Alors faisons en sorte qu'elle le devienne !

Anticiper pour ne pas se laisser submerger par la vague de choses à réaliser

La première des choses est de ne pas naviguer à vue, pour ne pas se laisser submerger par l’accumulation d’obligations. Parce que, sans prévoir toutes ces choses qui se présenteront à nous, nous aurons vite la tête sous l’eau. Et à ce moment-là, le moindre imprévu nous semblera insurmontable.

Cette période est une période d’aboutissement et de clôture. C’est souvent une période beaucoup plus chargée que les précédentes et en même temps… les jours s’allongent (les récréations aussi…), les températures augmentent, il fait beau, et les évènements de fin d’année qui la jalonnent sont souvent agréables à vivre (sorties, spectacles…). Et puis, c’est la dernière ligne droite ! On sait qu'ensuite une longue pause bien méritée nous attend. Et c’est aussi, ce qui fait de cette période, une période tant attendue.

Alors, je vous propose de « rétroplanifier » cette fin d’année afin de mieux appréhender la période. Ni surprise, ni déconvenue. On sait quand seront les moments de rush et comment se ménager. On anticipe, on planifie. C’est important de les identifier pour se poser des limites, ne pas accepter de projets ou engagements supplémentaires, savoir combien de temps il nous reste, pouvoir dire non, dire stop. C’est apaisant de pouvoir se projeter, de savoir comment ponctuer la période de pauses nécessaires. 

Et nous aurons besoins de sérénité !

Un rétroplanning pour identifier les incontournables et partir des échéances pour ne pas les rater

En septembre, on était dans la planification (programmations, progressions annuelles). « Je vais faire ça, et ensuite ça, et puis j’enchaînerai sur ça… » À ce moment-là, on n’avait pas toutes les données, pas de fatigue, on était optimiste, on disait oui à tous les projets et on prévoyait, sur la période 1, de quoi largement tenir jusqu’aux vacances de Noël. Ensuite, on a stressé et culpabilisé à cause du retard : car si on n’avait pas le temps d’aborder une notion ou de finir un chapitre, on pouvait les reporter ou les déporter sur la période suivante.

Si je m’y prends de la même façon pour la dernière période, ma fin de période va ressembler à cette fin de ligne d'élèves qui veulent faire tenir un mot de 4 syllabes dans un demi-carreau (au lieu d’aller à la ligne).

La période va commencer tranquillement, le mois de juin va sembler loin, le mois de mai va passer à une vitesse incroyable et arrivé au 10 juin, tout va s’accumuler, devenir flou, perdre du sens et on finit en PLS. Rien que d’y penser, je suis haletante.

Rétroplanifier, c’est l’idée de planifier à reculons, en partant de la date limite, de la “deadline” comme on dit. Cela nous laissera suffisamment de marge pour être à l’aise et de voir venir. Nous pourrons aussi vérifier la faisabilité de tel ou tel projet/apprentissage dans le temps imparti. Parce que, à chaque période, on transfère des choses dans la période suivante, mais la dernière période est particulière parce que ce qui n'est pas fait… ne sera pas fait. En tout cas, pas l'année en question, pas par nos soins.

Vous souhaitez d'autres ressources pour organiser votre dernière période ?

Découvrez notre Kit Organiser ma fin d'année pour choisir, prioriser et planifier

Construire un support accessible correspondant à vos usages pour l'avoir sous la main toute cette période

A l’ère du numérique, nous utilisons tous des calendriers ou agendas dans nos smartphones. Mais il n'est pas question ici de remplir le calendrier. Il s’agit vraiment de prendre un temps, de poser les choses, les prévoir. Vous pourrez ensuite remplir votre agenda.

La première possibilité est d’avoir une grille de calendrier mensuel (1 ligne = 1 semaine). On peut facilement le faire dans un tableur (jour en entête de colonne, date et numéro de la semaine en entête de ligne). Hop, on imprime et on est prêt !

Remplir ce calendrier à la main avec des feutres ou crayons de couleur est sûrement plus rapide, plus visuel, plus créatif et plus efficace. Et puis, des ajouts peuvent avoir lieu en cours de période (durant la dernière période, il y a toujours des événements récurrents et prévisibles, que l'on oublie). Ainsi, vous pourrez utiliser la même couleur pour les évènements liés entre eux et une couleur pour les événements uniques qui ne nécessitent aucune préparation en amont.

La deuxième possibilité est d’utiliser un tableau avec, dans la première colonne, la liste des évènements et échéances et, en entête de colonne, les semaines ou dates.

Certaines tâches finales (évènements ou échéances) vont nécessiter d’effectuer en amont des sous-tâches qu'il vous faudra expliciter.

Comment faire ?

D'abord, listez les incontournables, c’est à dire tous ces rendez-vous, productions, auxquels vous ne pouvez vous soustraire.

Commençons par noter les échéances : je pars de la fin pour remonter le temps.

Par exemple, voici comment réfléchir pour les livrets en primaire (je choisis une couleur pour les livrets et j’écris toutes les étapes de la même couleur). Je rends les livrets aux familles le vendredi 26 juin. Je vais donc prévoir de donner les livrets à signer à ma direction le mardi précédent (je lui laisse quelques jours, dont un jour de repos parce que je ne suis pas le seul enseignant à rendre mes livrets à cette période). Je me dis qu’il faut donc que j’ai terminé de remplir mes livrets le wee-kend d’avant. Mais que le dimanche 21 c’est la fête de la musique, donc j’ai intérêt à avoir bien avancé le mercredi précédent. J’aurai sûrement deux ou trois trucs à corriger avant ça, ce qui veut dire que les évaluations dont je veux rendre compte dans le livret devront être terminées le vendredi 12 juin.

Donc,  j’ai entre 6 et 8 semaines au retour des vacances, selon les zones, pour évaluer l'essentiel avant de remplir les livrets. Et là, les amis, il va falloir faire des choix ! 

Ceci n’est qu’un exemple, mais on peut tout à fait tenir le même raisonnement pour la restitution du projet danse, le spectacle des 50 ans de l’école, les premières dates d’examens ou le départ en stage des troisièmes… L’idée, c’est de partir du terme du projet et de planifier tout ce qui va se construire en amont (répétitions, réservations, communication aux familles, évaluations, révisions, créations …) en s’octroyant un délai raisonnable pour tout réaliser.

Peu importe la façon dont vous choisirez de présenter votre rétroplanning. Ce qui compte, c’est de prendre le temps d’y réfléchir, de placer les échéances, et de prévoir toutes les étapes et sous-tâches qui vous y mèneront ; d’estimer le temps dont vous aurez besoin pour être à l’aise dans la réalisation de ces tâches et de réaliser quand vous manquerez de temps.

Construire un rétroplanning pour maîtriser sa fin d'année

Ma méthode pas à pas pour un rétroplanning réaliste : cette fiche synthétique s'utilise pour inscrire et planifier vos incontournables de la dernière période sur un outil accessible et lisible.

Je télécharge la fiche outil

 

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