Fin d’année rime souvent avec liste de tâches interminables à effectuer…
Au cours de la dernière période, j’ai tous les ans une liste de tâches plus importantes les unes que les autres à effectuer. Préparée pendant les vacances de printemps, elle inclut en général le rangement du bazar laissé tout au long de l’année (ce qui prend beaucoup de temps dans mon cas), la période à préparer et à boucler et l’année suivante à préparer, avec les répartitions et les commandes, sans parler du choix des méthodes selon les années.
Je ne m’ennuie jamais (comme vous, je pense !). J’ai cherché à m’organiser le plus efficacement possible au fil du temps pour éviter le stress inutile et profiter au maximum des derniers moments avec mes élèves.
Peu importe votre niveau d’enseignement, il existe des astuces pratiques pour s’organiser, être efficace et s’épargner beaucoup de stress. En voici 5 qui vous permettront de finir l’année sereinement et sans être épuisé… du moins pas à cause de votre to-do list !
Mon exemple de to-do list “brute”
Ma to-do list ressemble en général à l’état de mon bureau en fin de journée : un fourre-tout sans trop de logique. J’ai donc besoin d’un temps de réflexion une fois toutes mes choses à faire sur le papier pour prioriser et organiser tout ça.
À vous de réfléchir, à partir de ce classement, à quelles sont les tâches dans chaque catégorie. Ce classement vous permettra d’être plus efficace dans la réalisation de chacune d’entre elles. Cette étape peut vous paraître une perte de temps, mais elle sera finalement un atout lors de la réalisation des tâches que vous avez à effectuer.
Pour définir ce qui est urgent et ce qui ne l’est pas, prenez dans un premier temps un calendrier et regardez les dates butoirs que vous avez. Il est possible que certaines tâches soient à faire pour dans un mois, alors que d’autres sont pour la semaine suivante. Prioriser celle qui a une date courte est une bonne idée.
Pour les tâches sans dates définies, réfléchissez à l’impact de cette tâche sur votre quotidien de classe. Celle-ci a-t-elle un impact immédiat ou pas du tout ? Elle pourrait vous mettre dans l’embarras dans un délai court car vous devez rendre des comptes à quelqu’un d’autre ? Si les réponses sont négatives, ces tâches peuvent attendre un peu. Dans le cas contraire, elles iront dans la première catégorie.
Ma liste de choses à faire triée avec la matrice Eisenhower selon les 4 catégories
Une fois que toutes mes tâches sont classées, certes, j’ai ma liste de tâches importantes et urgentes… Mais elle est composée de plusieurs points divers et variés.
J’ai toujours besoin d’un peu de temps pour digérer les choses. Je garde ma liste en visu et m’y replonge après quelques heures ou encore une nuit pour prioriser tout ce que j’ai pu mettre dans cette catégorie “important et urgent”.
Je cherche dans un premier temps si celle-ci comporte des tâches interconnectées. Il est essentiel de repérer les différents éléments qui sont impliqués : par exemple, pour ranger ma classe, je dois dans un premier temps m’occuper de ranger mon placard car je ne pourrais pas y mettre plus de choses si celui-ci n’est pas trié et mieux organisé.
Cette réflexion est à mener en amont de la réalisation de la to-do list. C’est impératif car dans le cas contraire, vous allez sûrement vous heurter à des tâches que vous ne pourrez pas faire ou du moins pas complètement et cela risque de vous décourager. C’est à ce moment, en général, que le stress arrive, accompagné par son ami le désespoir…
Organisez votre liste en faisant en sorte que chaque tâche soit faisable dans son entièreté avant de vous lancer. Cela vous facilitera grandement les choses notamment lors de cette dernière période qui est bien chargée.
Pas de panique, le reste de la liste sera traité également. Nous n’allons pas nous arrêter aux tâches importantes et urgentes !
J’ai tendance à être un peu effrayée par certaines tâches, celles qui impliquent de nombreux éléments et qui, on le sait, vont prendre du temps. C’est comme lorsque l’on dit à nos élèves que nous allons écrire une histoire en production d’écrits, en général, ils sont un peu effrayés par l’ampleur de la tâche.
C’est alors le moment de réfléchir aux découpages des tâches en petites étapes. Chaque point de votre to-do list est, en général, composé de sous-tâches qui n’apparaissent pas à première vue. Il faut donc prendre le temps de décomposer tout cela.
Nous voyons bien ici qu’une simple tâche en inclut beaucoup d’autres et qu’il est nécessaire de voir la globalité du travail. Dans le cas contraire, vous risquez de prendre beaucoup plus de temps que ce que vous auriez pu anticiper à la création de votre to-do list.
De plus, la liste avance beaucoup plus vite lorsqu’elle est divisée en sous-étapes. Gravir une montagne d’un coup fait peur, monter étape par étape est beaucoup plus accessible et limite les risques d’abandon ! Planifier les petites étapes pour en faire régulièrement plutôt que de vous imposer une journée complète sur une tâche donnée.
J’ai déjà passé des journées entières avec ma to-do list bien remplie sur la table, mais sans rien faire... J’ai trouvé des activités mille fois plus intéressantes que ce que je devais faire, comme beaucoup de monde je pense. C’est pourquoi j’ai décidé de définir des moments et des durées et de m’imposer une certaine discipline pour faire avancer tout ça. Je détermine donc un temps pour chaque tâche.
Pour fixer le temps, tentez d’être le plus réaliste possible, cela vous permettra de trouver le bon moment pour vous lancer. Par exemple, il n’est pas évident de se lancer sur une tâche qui dure plus d’une heure sur la pause méridienne, réfléchissez au moment. Je vous conseille ici d’organiser votre planning pour pouvoir être le plus efficace possible.
En général, je prends un organisateur sur la semaine. Je note pour chaque jour mes obligations, cela me laisse les créneaux libres pour la réalisation de ma to-do list. Grâce aux temps définis à l’avance, je sais ce qui est possible de faire sur ces créneaux. Une fois ma semaine prête (je la prépare le dimanche), je n’ai plus qu’à me lancer en respectant ce que je me suis imposée ! N’oubliez pas de vous laisser du temps pour vous, nous ne sommes pas des machines.
Il est également essentiel avant de se lancer de se mettre dans de bonnes conditions de travail ! Mettez de côté ou en mode "concentré" votre téléphone, tentez de vous mettre dans un endroit où vous n’allez pas être dérangé chaque minute, coupez les distractions pendant le temps défini pour votre tâche.
Cela ne sera que bénéfique et vous avancerez beaucoup plus rapidement. Qui n’a jamais été interrompu par une notification qui nous paraît très importante mais qui peut attendre 15 minutes de plus ? Se donner un temps défini de travail permet aussi de moins subir ce moment.
Arrivée à ce moment, je reprends ma liste du début et en général, elle est encore bien remplie avec les tâches des 3 autres catégories. C’est le moment où je délègue certaines tâches. Mon conjoint sait parfaitement manier une paire de ciseaux, c’est parti pour une soirée découpage en couple devant un bon film ! Bon, il faut savoir choisir son moment, mais une fois de temps en temps, je mets mon entourage à contribution pour me décharger un peu et partager un moment commun même si c’est pour le travail…
À ce moment, vous pouvez reprendre la même démarche, en modifiant les délais si besoin. Pour les tâches “non importantes et non urgentes”, à vous de réfléchir. Est ce que cela vous apportera quelque chose dans votre pratique ? Est-ce réellement utile pour vous, votre classe ou vos élèves ? En fonction de vos réponses, vous pouvez soit les éliminer, soit les garder pour un autre moment qui vous paraîtra moins stressant par exemple.
Pour cette catégorie, il peut être intéressant de demander de l’aide à quelqu’un pour vous aider. Déléguer les tâches dans cette catégorie est une bonne méthode pour gagner un peu de temps et s’organiser au mieux.
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Élodie Sighele, professeure des écoles depuis 2014
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