Je me souviens d’une fin de semaine où, après une journée passée à jongler entre ma classe et les corrections, je me suis surprise à oublier un rendez-vous important. Cela a été un signal d’alarme pour moi : mon esprit était tellement saturé que j’en étais venue à perdre le fil de mes priorités. 

C’est à ce moment-là que j’ai réalisé l’importance de vider ma charge mentale au quotidien. C'est essentiel pour aborder ses tâches avec clarté et sérénité. Lorsque notre esprit est encombré par une multitude de petites tâches et de préoccupations, cela augmente le stress et limite notre efficacité. 

Un processus de nettoyage mental qui libère de l'espace 

On peut ainsi se concentrer sur les priorités pédagogiques, tout en limitant la surcharge mentale. Cette habitude aide à retrouver du temps et de l'énergie pour mieux répondre aux besoins des élèves et à préserver un équilibre personnel.

Repérer les tâches qui se répètent de jour en jour peut révéler des habitudes de procrastination, des routines inefficaces ou des objectifs mal fixés. Ces répétitions sont souvent des signes que certains éléments nécessitent une meilleure planification.Ce moment d’observation quotidienne permet de libérer l’esprit, de préparer une journée plus fluide et de commencer chaque matin avec une vision clarifiée de ce qui mérite vraiment de l’attention.

Mes conseils

• Installez une routine quotidienne : reprenez votre dictaphone et notez vos idées et tâches à faire plus tard en fin de journée, juste avant de quitter l’école ou le soir à la maison. Cela libère l’esprit pour bien déconnecter.
• Utilisez un carnet dédié : Ayez toujours un petit carnet ou un bloc-notes dans votre sac ou sur votre bureau pour noter rapidement les idées ou les choses à faire sans les garder en tête.
• Essayez l’enregistrement vocal : si vous préférez l’oral, un dictaphone ou l’application de notes vocales de votre téléphone est idéal pour enregistrer des réflexions sur vos tâches sans avoir à tout écrire.

Pendant longtemps, j’avais l’impression de courir après chaque tâche, avec la peur constante de ne pas finir ma to-do list. Un jour, j’ai pris le temps de réfléchir à ce qui me stressait le plus et j’ai réalisé que ce n’était pas forcément les tâches elles-mêmes, mais l’écart entre ce que je pensais devoir faire et ce que je parvenais réellement à accomplir. Ce déclic m’a permis de commencer à faire le tri et de mieux organiser mes priorités.

Identifier les sources de pression est essentiel pour alléger la charge mentale et optimiser la gestion des priorités. Les tâches à haute visibilité sont celles qui attirent particulièrement l'attention parce qu’elles sont souvent visibles par d’autres (comme la direction, les parents d'élèves ou les collègues) ou ont un impact immédiat. 

Par exemple, la préparation de projets ou d’événements scolaires (spectacle, sortie scolaire) : très visible aux yeux des parents et de l’administration, les corrections ou bulletins, les réponses aux mails, ou l'organisation de rencontres avec les familles.

Distinguer ce qui créée de la tension chez vous

Ces tâches exercent souvent une pression plus forte parce qu’elles peuvent être observées ou évaluées par d’autres, même si elles ne sont pas toujours prioritaires dans les objectifs d'apprentissage.

En distinguant ce qui crée de la tension (par exemple, des délais serrés ou des demandes externes fréquentes), on peut mieux ajuster sa liste de tâches pour réduire le stress. Cela permet également d’allouer du temps aux activités plus importantes et enrichissantes, souvent laissées de côté au profit des urgences.

Mes conseils

• Utilisez des codes de couleur. Reprenez votre liste de tâches précédente (point 1) et marquez les tâches sources de pression au fluo. Cela offre une vue d’ensemble rapide.
• Mesurez la durée des tâches stressantes. Estimez combien de temps chaque tâche prend réellement pour mieux planifier votre journée et éviter les débordements.
• Prenez du recul régulièrement. Relisez votre liste en fin de journée pour observer ce qui pourrait être allégé, reporté, ou supprimé.

Un jour, en voulant tout gérer de front, j'ai fini par réaliser que certaines tâches me prenaient beaucoup d'énergie alors qu'elles n'étaient pas si essentielles. Par exemple, je m'obstinais à faire des petites tâches administratives tout de suite (comme répondre à l’ensemble de mes mails), par peur de les oublier. Mais à force de tout vouloir faire, j'avais du mal à me concentrer sur ce qui comptait vraiment pour mes élèves.

Faire le tri entre l'urgent et l'important est essentiel pour éviter de se laisser submerger par les tâches quotidiennes et préserver son énergie pour ce qui compte vraiment. Les tâches urgentes sont souvent celles qui requièrent une action rapide, mais elles ne sont pas toujours celles qui ont le plus d'impact à long terme. 

Quelles questions se poser pour faire le tri ? 

Pour déterminer si une tâche est importante :

1. Cette tâche est-elle essentielle pour la progression des élèves ? Par exemple : préparer un projet pédagogique.
2. Est-ce que cela contribue directement à mes objectifs d'enseignement à long terme ? Par exemple : élaborer des plans de progression.
3. Aide-t-elle à créer un environnement de classe positif et efficace ? Par exemple : prévoir du temps d'observation pour ajuster vos pratiques.
4. Sans cette tâche, les élèves ou moi-même serions-nous freinés dans notre travail ? Par exemple : organiser le matériel.

Pour déterminer si une tâche est urgente :

1. Y a-t-il une échéance imminente ? Par exemple : répondre à un email d'un parent 
2. Est-ce que d’autres personnes attendent une réponse rapide pour avancer ?
   Par exemple : répondre à une demande de l’administration.
3. Ignorer cette tâche causera-t-il des difficultés dans mon planning ou celui de mes élèves ?
   Par exemple : imprimer des supports de cours avant la séance.
4. Cette tâche pourrait-elle perturber la journée scolaire si elle est repoussée ?
   Par exemple : planifier un exercice de révision.

En tant qu’enseignant ou enseignante, il est facile de se sentir responsable de tout, mais il est crucial de reconnaître que certaines tâches devront être repoussées ou même abandonnées. Accepter de ne pas tout faire, c’est faire le deuil de certaines activités secondaires pour libérer de l'espace mental et du temps pour des tâches de fond plus importantes. 

Mes conseils

• Classez votre liste de tâches en deux colonnes. Une pour l'urgent, l'autre pour l'important
• Utilisez la règle des 3 tâches importantes. Choisissez trois tâches importantes à accomplir chaque jour, même si elles ne sont pas urgentes (je leur mets un ⚠️ à côté).
• Évaluez l’impact. Pour chaque tâche, demandez-vous quel sera son impact sur le long terme pour prioriser en conséquence.

Quand j’ai découvert la matrice d’Eisenhower, les premiers jours, j’ai tâtonné. J’avais l’impression de perdre du temps en classant mes tâches. Après avoir passé une première semaine à l’utiliser, j’ai rapidement senti la différence. Savoir que je pouvais me concentrer sur les tâches vraiment importantes et reporter celles qui l’étaient moins a été une libération.

Lorsque la surcharge devient trop importante, il est crucial de prendre quelques minutes pour remplir ce tableau et identifier où placer chaque tâche. C’est un excellent moyen de se recentrer et d’éviter l’épuisement. En enseignant en pédagogie personnalisée et communautaire, où l’adaptation est constante, cet outil me permet de mieux répartir les priorités sans perdre de vue mes objectifs à long terme. 

C’est un outil pratique pour les enseignants qui souhaitent organiser leur travail de façon plus sereine en triant leurs tâches selon leur urgence et leur importance. Elle est particulièrement utile pour éviter de se laisser submerger par les tâches de dernière minute, tout en se concentrant sur ce qui a un impact réel pour les élèves et la classe.

Comment l’utiliser concrètement ?

Je commence par noter toutes les tâches de ma journée ou de ma semaine, puis au lieu de diviser en quatre cases, j’utilise une liste de tâches codée par couleur ou par des émojis pour chaque catégorie :

• Important et urgent. Ce sont les tâches qui nécessitent une action immédiate, comme la correction des évaluations ou la préparation de matériel pour une séance du lendemain. Ces tâches doivent être faites en priorité.
• Important mais non urgent. Ces activités, telles que la préparation de projets pédagogiques ou la formation personnelle, contribuent au développement professionnel à long terme. Il est idéal de les planifier.
• Urgent mais non important. Des tâches qui peuvent être déléguées (des choses à préparer dans la classe à déléguer aux élèves par exemple).
• Ni urgent ni important. Ces tâches peuvent être supprimées ou reportées.

Il est facile de se laisser happer par l’urgence et l’importance de chaque tâche. Pourtant, pour rester serein, il est crucial de préserver un équilibre entre vie professionnelle et personnelle. La matrice d’Eisenhower devient alors un outil pour retrouver une certaine paix mentale. En prenant du recul, on peut gérer efficacement son quotidien, sans sacrifier ses moments de repos. 

La motivation se construit d’abord en mettant en place des actions simples qui favorisent l’envie de commencer, puis en créant des routines pour maintenir l’élan. 

Au début, il s’agit d’adopter une habitude agréable et facile autour de la matrice d’Eisenhower. Par exemple, en associant ce moment à un cadre positif (s’installer au bureau avec une tisane, allumer une petite lampe), on rend la tâche plus plaisante et moins intimidante. 

Ensuite, pour rester en mouvement, fixer des mini-objectifs concrets, comme “écouter mon dictaphone, lister puis colorier”, permet de renforcer la régularité. Le sentiment de satisfaction après chaque tâche bien réalisée nourrit le cycle de motivation. En fin de semaine, faire le point sur les tâches accomplies et constater les progrès aide à entretenir l’enthousiasme.

Rester focus sur l’outil grâce à une routine

Adopter une routine quotidienne pour utiliser la matrice d’Eisenhower renforce la constance et libère de l’énergie mentale. Chaque soir au même moment, avant de commencer mon heure de décélération (heure à laquelle j’éteins les écrans), je fais le point sur ce qui a été fait et sur ce que je dois reporter au lendemain.

Cette régularité aide à se recentrer, à éviter la surcharge mentale et à hiérarchiser sans se laisser emporter par les urgences de la journée suivante. L'intérêt de cette routine est d’ancrer l’outil dans le quotidien pour qu’il devienne automatique.

Le tableau d’Eisenhower est plus qu’un simple outil de gestion du temps : c’est un moyen d’alléger la charge mentale, d’organiser les priorités et de maintenant un équilibre de vie. En intégrant cette matrice dans votre routine, vous pouvez reprendre le contrôle de votre quotidien, en classant les tâches en fonction de leur importance et en réduisant le stress. 

Et vous, quels sont vos outils de gestion du temps au quotidien ?

Émilie Cotel, professeure des écoles depuis 2007, formatrice en pédagogie personnalisée et communautaire