Un livret enseignant est l’objet indispensable d’une classe. Véritable boîte à outils administrative, il va permettre à chaque enseignant ou enseignante d’avoir les documents nécessaires pour son année, et à vous, directeur ou directrice, de gagner du temps et de l’énergie. 

Tous les documents utiles étant regroupés au même endroit, les démarches administratives (PPRE, APC, etc.) sont fluidifiées et la charge mentale de tout le monde diminue. Plus besoin de se rappeler qu’il faut demander à la directrice d’imprimer le document d’autorisation pour les APC, ouf ! 

En plus de compiler tous les documents dont vous avez besoin, il permet de faire le lien entre l’enseignant de la classe et les éventuels enseignants compléments de classe et/ou remplaçants. Un enseignant ne travaille pas le jeudi ou est malade ? Pas de soucis, la personne qui le remplace aura toutes les informations nécessaires dans le livret. Plus besoin de contacter votre collègue pour savoir où est son emploi du temps par exemple !

Si vous êtes en maternelle, le livret peut également servir de lien avec l’Atsem. Lors de mes journées de décharge, mon Atsem savait où était le livret enseignant dans la classe et compléter la liste de suivi des retours d’autorisation de sortie par exemple.

En devenant directrice, j’ai découvert l’étendue du monde de la papeterie... Classeur, trieur, pochette, avec ou sans anneaux, A4 ou A3, bref, il m’a fallu un peu de temps avant de trouver le format qui me convenait pour mettre en place le livret enseignant de mon école.

• Les maîtres mots du livret enseignant sont la praticité et l'uniformité. Il doit être le même pour chaque enseignant et permettre de trouver les informations recherchées rapidement et simplement. 
• Il doit aussi être facilement identifiable et reconnaissable. Je vous conseille donc d’éviter les couleurs sombres et préférer les couleurs un peu plus “flashy”. Une pointe de couleur dans la classe ne fera jamais de mal !
• Le livret est également modulable, c’est-à-dire que les enseignants peuvent y récupérer un document, l’utiliser puis le ranger dans le livret. On range donc sa relieuse, pas très pratique dans ce cas-là.
• Enfin, si vous avez choisi de mettre en place cet outil pour la rentrée, j’imagine que vous ne souhaitez pas qu’il soit abimé au bout de 6 mois. Il me paraît pertinent de choisir des matières robustes, qui tiendront plusieurs années scolaires. 

Alors, que choisir ? 

• Le classeur vous permet de ranger facilement, mais risque d’être un peu plus encombrant et vous oblige à perforer toutes les feuilles (sans compter les trous qui s'abîment avec le temps).
• Le porte-vues permet aussi de ranger les documents facilement et les protège mieux sur la durée. Il est cependant plus long à mettre en place quand on doit glisser les feuilles une par une pour chaque livret.

Pour mon premier poste de directrice, j’ai dû construire mon premier livret enseignant. J’ai questionné mes collègues autour de moi. Grâce aux différents retours, je vous propose une liste des éléments à intégrer, à modifier en fonction de vos besoins. 

Les documents indispensables

• Une page de garde avec le nom de l’école, le numéro de la classe, le niveau et le nom de l’enseignant. N’hésitez pas à vous faire plaisir et choisir une image colorée pour avoir des outils qui vous donnent envie ! 
• Un calendrier, nécessaire de survie pour y noter toutes les réunions de l’année et les anniversaires des collègues.
• Les coordonnées de l’école et des collègues, toujours utiles, surtout pour les remplaçants.
• Une fiche de suivi des heures, pour vous permettre de suivre l’avancée de vos heures au fil de l’année (réunions, APC, etc.).
• Une fiche suivi remplaçant, pour récapituler les informations essentielles de la classe. Cette fiche est désormais fournie par l’inspection dans plusieurs académies.
• L’emploi du temps de la classe, on oublie pas de préciser les créneaux de motricité/sport, ceux de temps de récréation et ceux de BCD s’il y en a.
• Les règles de la classe, de l’école et de la cour (elles doivent également être affichées dans la classe et dans la cour).
• Les programmations et progressions d’école, s’il y en a.
• Plusieurs listes de classe à cocher, pour noter les retours des documents des élèves (autorisations de sortie, assurances, etc.).
• L’autorisation de prise en charge, pour que le parent note et signe avoir récupéré son enfant à telle date et telle heure.
• La charte du parent accompagnateur, à donner avant chaque sortie aux accompagnateurs pour rappeler la conduite à suivre.
• Le rapport d’accident, à remplir si un accident se produit sur le temps scolaire.
• Les documents de la coopérative scolaire, cela dépend de votre fonctionnement dans l’école. Il peut s’agir des fiches à remplir pour se faire rembourser ou bien de l’argent récolté par classe.

Les documents spécifiques à chaque fonctionnement 

• L’organisation du temps de classe : complément, si un enseignant travaille à 75 ou 50%, ce document permet de récapituler l’organisation choisie et de s’y référer à tout moment.
• La fiche de liaison, à utiliser pour communiquer entre deux enseignants de la même classe, pour un suivi des activités réalisées et des événements de la journée.
• L’autorisation pour mineur pour qu’un grand frère ou une grande sœur mineure puisse récupérer l’élève (maternelle).
• La fiche de suivi élève, différente selon chaque situation : PPRE, tableau de comportement, etc.

Cette liste peut paraître longue et vous vous dites que cela va vous prendre un temps fou. Pas de stress, la plupart des documents cités sont des documents que vous utilisez déjà tout au long de l’année et qu’il faudra simplement récupérer sur votre ordinateur de direction. Il n’y a plus qu’à les imprimer et les ranger dans le livret de chaque enseignant. 

Pour 6 classes de maternelle, cela m’a pris entre 30 et 45 minutes maximum la première fois. Ce n’est rien par rapport au temps que vous allez gagner tout au long de l’année !

Veille de la pré-rentrée, première fois en tant que directrice, je me suis demandé comment présenter le livret enseignant et surtout comment faire en sorte qu’il soit utilisé tout au long de l’année.

Il me semble pertinent de présenter cet outil dès la pré-rentrée. Je sais qu’il s’agit d’une journée souvent chargée, mais encore une fois, il s’agit de perdre du temps pour mieux en gagner. 

Il est possible de laisser un temps pour que chaque enseignant le feuillette ou bien de regarder page après page tous ensemble. Cela dépend de vos préférences et de votre organisation. Personnellement, je préfère prendre le temps de présenter le livret page par page pour répondre aux questions des enseignants.

Il doit ressortir de votre présentation qu’il s’agit d’un outil commun à tous le personnel de l’école qui va permettre de : 

• trouver rapidement et facilement les documents administratifs nécessaires à la classe ;
• synthétiser les informations de la classe pour les remplaçants ;
• gagner en temps et en autonomie.

Une fois cette présentation faite, il va falloir créer des habitudes. Le mois de septembre est chargé pour tout le monde et il est possible que certains enseignants, qui n’ont pas encore pris leurs marques, oublient rapidement l’existence du livret. Pas d'inquiétude, c’est tout à fait normal. 

Dès qu’ils ou elles vous questionnent sur un document, rappelez-leur simplement que tout est disponible dans leur livret. Après deux ou trois fois, les habitudes seront prises et ce, tout au long de l’année et les années suivantes. 

Lors des conseils des maîtres, principalement en milieu et fin d’année, n'hésitez pas à faire un point sur l’utilisation du livret et les améliorations possibles. Cela vous permettra de proposer un livret encore plus performant l’année suivante.

Lors de la présentation du livret, à la pré-rentrée, n’oubliez pas de convier les Atsem. Vous pouvez également faire noter aux enseignants les dates importantes dans le calendrier. 

Vous avez désormais toutes les informations pour construire un livret enseignant qui ressemble à vous et à votre école. Qui sait, l’étape suivante sera peut-être d’en créer un en lien avec la mairie !

Fiona Fiorentino, directrice en maternelle depuis 2021 et professeure des écoles depuis 2019